A adoção de vídeo colaboração está sendo árdua na empresa?

Por May Chang*

A solução de videoconferência que você adquiriu está coberta de poeira? De acordo com pesquisa realizada pela Polycom em 2016, até 80% das pessoas entrevistadas não percebem que o vídeo está disponível ou não sabem que podem usá-lo. O vídeo evoluiu da sala de reuniões para os nossos bolsos (via os dispositivos móveis), mas os colaboradores nem sempre percebem quando sua empresa faz parte dessa evolução. Se for esse o caso, talvez seja necessário reviver a videoconferência e encorajar sua adoção em sua empresa.

Primeiramente, veremos o que poderia impedir os seus colaboradores de usar sua solução de vídeo – assumindo, é claro, que eles sabem que a videoconferência está disponível para eles. Não há dúvida de que os usuários aceitaram a tecnologia de vídeo em suas vidas pessoais. Soluções como FaceTime, Skype e bate-papo via vídeo do Facebook, tornaram as chamadas de vídeo algo comum. Então, se os usuários não estão utilizando a solução de videoconferência disponível na empresa não é por falta de desejo, mas desconhecimento.

Um provável problema pode ser a solução mantida nas salas de reuniões. A tecnologia de vídeo colaboração percorreu um longo caminho desde o tempo das grandes mesas de reuniões e uma câmera instalada no final da sala. Se a solução instalada na empresa não foi atualizada nos últimos dois anos, provavelmente isso terá de ser feito, e logo, e não simplesmente tirar o “pó da caixa” para que os usuários possam tocá-la.

Hoje, as soluções de vídeo com as quais os usuários estão acostumados têm a ver com mobilidade, com dispositivos móveis, amigáveis e onipresentes. Isso significa que sua solução de vídeo corporativa também deve ser móvel, amigável e onipresente. Vamos dar uma olhada em cada característica de um atual ambiente de vídeo colaboração:

• Mobilidade
Os colaboradores estão mais móveis que nunca. Se eles aproveitam os horários de trabalho flexíveis para um melhor equilíbrio de tempo entre a vida profissional e a pessoal, trabalhar remotamente ou simplesmente viajar a negócios, é sinal de que uma crescente base de usuários está trabalhando mais fora do escritório e, com isso, eles dependem cada vez mais de seus dispositivos móveis para fazê-lo.

O verdadeiro sucesso de adoção de vídeo é alcançado quando este se torna uma parte natural do fluxo de trabalho de seus usuários – independentemente da sua localização. Não pode ser limitado a momentos e situações quando um membro da equipe está no escritório e pode ligar a câmera. Se o objetivo é que o vídeo se torne uma parte natural do fluxo de trabalho dos usuários da empresa, então é preciso disponibilizá-lo de qualquer lugar inclusive em seus smartphones e tablets.

• Interface amigável
Os profissionais de TI sabem melhor que qualquer um que se a tecnologia é muito difícil de ser usada – ou apresenta qualquer resistência no fluxo de trabalho do usuário – eles deixarão de usá-la. O mesmo acontece com a videoconferência. Se for mais fácil pegar o telefone que começar uma chamada de vídeo, os usuários farão sempre uma ligação telefônica. A solução implementada deve ser inerentemente fácil de usar e requerer treinamento mínimo. Por exemplo, as câmeras no local devem se ajustar automaticamente e os usuários devem poder compartilhar conteúdo com o toque de um botão apenas. A melhor parte: as soluções de vídeo colaboração amigáveis não são apenas viáveis e fáceis para os usuários, pois aliviam o peso sobre a área de TI.

• Onipresente, global
Assim como os usuários móveis precisam de acesso a soluções de videoconferência onde quer que estejam, os usuários que atuam localmente, no escritório, também devem ter acesso a videoconferências onde quer que estejam. Não deve haver uma fila para entrar em uma ou duas salas de reuniões equipadas com vídeo. Cada sala deve ser equipada com tecnologia de videoconferência que seja adequada ao espaço. Pequenas salas de reuniões (huddle rooms), por exemplo, devem ser espaços de vídeo colaboração de alta qualidade. Os usuários também podem se juntar a uma chamada de vídeo desde a sua mesa.

Em síntese, não se conseguirá fazer com que os usuários adotem tecnologia de videoconferência se essa está desatualizada. Entretanto, se eles sabem que a empresa mantém uma solução de vídeo colaboração que é móvel, amigável e disponível em qualquer lugar, não demorará muito para que eles possam utilizá-la. Em pouco tempo, os usuários saberão como realizar mais negócios com produtividade, agilidade e eficiência a partir da vídeo colaboração.

* May Chang, gerente sênior de Enterprise Field Marketing da Polycom