Shadow IT – Mito ou verdade?

Ao falarmos de “Shadow IT”, é preciso voltamos alguns anos quando a expressão surgiu no mercado e expandiu-se rapidamente ao ser citada em eventos e palestras e tornar-se tema frequente dos painéis de debates com a participação de gestores de Tecnologia da Informação e de Telecom (TIC).

Shadow IT nada mais era que a existência, em um ou mais equipamentos das organizações, de produtos (hardwares e/ou softwares), aplicativos e dados não a fornecidos e não administrados pela área de TI, como se fosse realmente uma sombra a pairar sobre a infraestrutura computacional.

Sendo um pouco mais especifico, a que se referia “Shadow IT” naquele momento? Falando apenas das duas principais práticas que impulsionavam esse cenário podemos destacar: 1) O crescimento explosivo no acesso à Internet permeando todas as áreas das empresas, e com controle de acesso ainda muito simples e 2) A disseminação da utilização de planilhas que passaram a ter importância vital como fonte de informação para acompanhamento das operações e tomadas de decisões estratégicas para o negócio das companhias. Isso sem falar na chegada definitiva de pen-drives, discos externos, entre outros acessórios pessoais de hardware que se incorporavam à rotina diária dos usuários.

Em resumo, softwares “Freeware” ou “Shareware” estavam, e continuam estando, disponíveis a uma simples sequências de toques habilitando o download dos mesmos no equipamento do solicitante. Assim como, a possibilidade de gerar planilhas pessoais em computadores individuais em detrimento da utilização das bases de dados corporativas instaladas em servidores gerenciados pela equipe de TI.

A evolução da gestão da TI, a disseminação da cultura de governança, a implantação de rotinas e procedimentos cada vez mais complexos de Segurança de Dados e de Acesso reduziu drasticamente essas práticas singelas de “Shadow IT” e levou alguns especialistas a decretar a morte da prática dentro das organizações. Será?

A resposta a essa pergunta é “Sim” e “Não”! Com certeza, é muito pequena a quantidade de situações como as citadas acima, no entanto vimos nos últimos cinco anos crescerem as verbas e o conhecimento de TI por parte dos gestores das área de negócio das empresas que por esses e outros motivos passaram a ser abordados diretamente pelos fornecedores de produtos e soluções de TI, em muitos casos sem o conhecimento dos gestores de TI que eram avaliados como potenciais inibidores das negociações.

Temos então uma nova faceta do “Shadow IT” e dessa vez patrocinado por executivos das áreas de negócio bem posicionados na hierarquia das organizações?

A partir de pesquisas conduzidas junto ao Mercado, vê-se que essa resposta não é tão simples: a maioria dos gestores garante que essa prática não ocorre em suas empresas seja porque atuam cada vez mais em conjunto com as demais áreas ou ainda porque definiram procedimentos junto às áreas de Compras para que não ocorram compras “indevidas”.  Já os fornecedores afirmam que vêm crescendo a concretização de negócios realizados diretamente com os gestores das mais diferenciadas áreas.

Onde está a verdade? Existe mesmo essa verdade? O que podemos afirmar sem nenhum risco de incorrer em erros de avaliação é que nas empresas em que o executivo de TI atua em consonância com a estratégia do negócio e aliado aos demais gestores que têm a confiança em envolver a área, “Shadow IT” deixou de ter significância e não traz maiores problemas de integração com o legado existente.

Por outro lado, ainda vemos muitos casos em que apesar do gestor de TI garantir que não existe mais a prática, a realidade é bem diferente; ou seja, áreas de negócios com necessidades não atendidas pela área de TI (por aspectos como prioridade de investimentos, planejamento estratégico de TI,etc.) e com disponibilidade financeira se relacionam com os fornecedores de forma mais frequente e adquirem  produtos e soluções que atendem suas demandas.

Mito ou não. Verdade ou não. “Shadow IT” ainda está presente e cabe aos gestores das organizações buscar a melhor forma de reduzi-la a um patamar que não cause prejuízos ou retrabalho para suas empresas. Estabelecer uma política de integração e cooperação entre a área de TI e as demais áreas da organização garantindo a presença de TI em todas as avaliações e negociações, ao mesmo tempo em que a área de TI dê a devida importância às considerações e o conhecimento dos gestores do negócio no na seleção de fornecedores, produtos e soluções que se alinhem às suas necessidades é o melhor caminho para transformar “Shadow IT” em uma mera lembrança do passado da relação TI x áreas de negócio.

*Anderson Figueiredo é Analista Independente do mercado de TI